Datenschutzerklärung

1. Wer für deine Daten verantwortlich ist

Verantwortlicher ist Hola Money SL, CIF B26671347, Calle Granada 7, 04820 Vélez-Rubio, Almería, Spanien. Schreib an [email protected] für alles, was deine Daten betrifft; dieselbe Adresse erreicht unseren Datenschutzkontakt. Für die TIE-Verlängerung kannst du auch an [email protected] schreiben und für das digitale Zertifikat an [email protected] — alle erreichen dieselben Personen.

Für die Videoidentifizierung, die ein digitales Zertifikat erfordert, sind der Aussteller Firmaprofesional, S.A. und seine Registrierungsstelle Gong Time, S.L. eigenständige Verantwortliche für die Aufzeichnung und die Identifizierungsnachweise, gemäß der Vorschrift, die sie zur Aufbewahrung verpflichtet (Orden ETD/465/2021). Jede Anfrage zu diesen Daten leiten wir innerhalb von 24 Stunden an sie weiter und teilen dir mit, dass wir es getan haben.

Bei einer von einem Gestor erbrachten Dienstleistung verarbeitet der von dir gewählte Gestor deine Daten als Verantwortlicher für seine eigene fachliche Arbeit, unter seinen eigenen beruflichen Verschwiegenheitspflichten. Diese Erklärung umfasst, was Hola tut; der Gestor informiert dich über alles Weitere, was er benötigt.

2. Was wir erheben

• Identitäts- und Kontaktdaten: Vor- und Nachnamen, E-Mail, Telefon, Postanschrift, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Familienstand und Vornamen der Eltern, wenn ein amtliches Formular sie verlangt, sowie deine bevorzugte Sprache.
• Ausweisdokumente und ihr Inhalt: Bilder deines Reisepasses, deiner TIE, deines DNI oder nationalen Personalausweises, deiner NIE-Bescheinigung, deiner Meldebescheinigung (padrón) und jedes weiteren Dokuments, das eine Dienstleistung verlangt; und die Angaben, die wir daraus lesen — Dokumentnummern, NIE, Ausstellungs- und Ablaufdaten, die maschinenlesbare Zone.
• Fotografien: das Foto auf deinen Ausweisdokumenten und jedes Foto, das du von dir oder einem Dokument hochlädst.
• Videoidentifizierung: durchgeführt von der Registrierungsstelle des Ausstellers für ein digitales Zertifikat, auf deren Systemen und in deren Verantwortung. Wir erhalten nur das Ergebnis (bestanden oder nicht) und das Datum.
• Dein Antrag oder Fall: die Antworten, die du gibst, die Dokumente, die wir für dich erzeugen (ein EX-23-Formular, ein Terminpaket), Termine und ihre Ergebnisse, Nachrichten mit unseren Mitarbeitenden oder einem Gestor, Bewertungen und Streitigkeiten.
• Abrechnung: Name, Steuernummer (NIF/NIE) und Anschrift, die auf deiner Rechnung stehen, und die Aufzeichnung, was du wann und womit gezahlt hast. Kartennummern werden vom Zahlungsdienstleister unseres Abrechnungssystems verarbeitet und von uns nie gespeichert.
• Technisches: die IP-Adresse, der Browser und die Uhrzeit deiner Anmeldungen und jeder Annahme der Bedingungen, die unten beschriebenen Cookies und die Protokolle, die unsere Systeme für den sicheren Betrieb führen.

Wir fragen nach dem, was eine Dienstleistung braucht, und nicht mehr. Wo eine Frage optional ist, sagen wir es.

3. Wofür wir sie nutzen und auf welcher Rechtsgrundlage

• Zur Erfüllung des Vertrags mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Führung deines Kontos, Lesen deiner Dokumente, Vorbereitung und Einreichung deines Antrags, Terminbuchung, Zahlungseinzug, Bearbeitung deines Falls mit einem Gestor, Beantwortung deiner Anfragen.
• Zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c): Rechnungsstellung und Führung von Buchhaltungs- und Steuerunterlagen, Geldwäscheprüfungen, wo sie gelten, Beantwortung rechtmäßiger Behördenanfragen, Aufbewahrung der Aufzeichnung deiner Annahme der Bedingungen.
• Mit deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a): Übermittlung deiner Dokumente zum Lesen durch künstliche Intelligenz, wie im nächsten Abschnitt beschrieben — eine Einwilligung, die du bei der Annahme der Bedingungen im ersten Schritt einer Dienstleistung erteilst und die du durch Stornierung der Dienstleistung widerrufen kannst; sowie Marketingnachrichten über andere Hola-Dienstleistungen, die du jederzeit beenden kannst.
• Aufgrund unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f): Sicherheit des Portals und Verhinderung von Betrug und Missbrauch, Prüfung von Gestores, Verbesserung der Dienstleistung anhand aggregierter Statistiken, die dich nicht identifizieren, und Verteidigung unserer Rechte in einer Streitigkeit. Wir wägen sie gegen deine Interessen ab, und du kannst widersprechen (siehe deine Rechte unten).

Verlangt ein Formular Daten besonderer Kategorien — etwa ein Dokument, das die Staatsangehörigkeit oder mittelbar die ethnische Herkunft erkennen lässt —, verarbeiten wir sie nur, weil das Formular der Verwaltung sie verlangt, auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung und der Geltendmachung von Rechtsansprüchen (Art. 9 Abs. 2 lit. a und f).

4. Wie deine Dokumente gelesen werden: künstliche Intelligenz

Die Bilder und Dateien, die du hochlädst, und die darin enthaltenen Fotografien werden von einem KI-Modell gelesen, damit du ihren Inhalt nicht abtippen musst. Zu diesem Zweck werden sie über OpenRouter, Inc. (Vereinigte Staaten) an Anbieter von KI-Modellen übermittelt, im Zero-Data-Retention-Modus von OpenRouter, wie OpenRouter ihn selbst in seiner Dokumentation zu Zero Data Retention definiert. In diesem Modus bewahrt der Modellanbieter deine Daten nach der Verarbeitung der Anfrage nicht auf und verwendet sie nicht zum Trainieren oder Verbessern eines Modells, wie diese Dokumentation beschreibt. Die Modelle, die wir derzeit nutzen, sind die Claude-Modelle von Anthropic.

Unsere Systeme lehnen jede Anfrage ab, die nicht unter Zero Data Retention geroutet werden kann. Das ist eine feste Einstellung, keine Präferenz: Kann eine Anfrage nicht so geroutet werden, schlägt sie fehl, und ein Mensch bei Hola liest das Dokument stattdessen. Auf Anfrage bestätigen wir dir schriftlich, welcher Anbieter deine Dokumente verarbeitet hat.

Das Modell erzeugt eine vorläufige Lesung. Du prüfst und bestätigst sie im Prüfschritt, und unsere Mitarbeitenden prüfen sie, bevor etwas eingereicht wird. Wir bewahren die Lesung und einen Vermerk, welches Modell sie erzeugt hat, als Teil deines Antrags auf, solange wir den Antrag aufbewahren.

5. Wer deine Daten erhält

Wir geben deine Daten an die folgenden Empfänger weiter, jeweils nur für das Genannte und unter einem Vertrag, der sie zum Schutz verpflichtet:

• OpenRouter, Inc. und darüber der KI-Modellanbieter (derzeit Anthropic, PBC) — Lesen deiner Dokumente, unter Zero Data Retention wie oben beschrieben.
• Unser Abrechnungssystem (WHMCS unter billing.hola.money) und dessen Kartenzahlungsdienstleister Stripe — Rechnungsstellung und Zahlungseinzug. Stripe verarbeitet Kartendaten als eigenständiger Verantwortlicher nach seiner eigenen Erklärung.
• Buzzmark — Versand unserer Transaktions-E-Mails (Bestätigungslinks, Hinweise zu deinem Antrag, Rechnungen).
• Hetzner Online GmbH (Rechenzentren in Deutschland und Finnland) — Hosting des Portals und verschlüsselte Speicherung deiner Dokumente; und Laravel Forge — Verwaltung der Server.
• Gong Time, S.L. (Registrierungsstelle) und Firmaprofesional, S.A. (Aussteller) — für ein digitales Zertifikat: deine Identitätsdaten und Dokumente, um den Vertrag zu unterschreiben, die Videoidentifizierung durchzuführen und das Zertifikat auszustellen. Beide sind Verantwortliche für das, was die Vorschriften sie aufzubewahren verpflichten.
• Die Policía Nacional und die Oficina de Extranjería sowie deren Termin- und Antragssysteme — für eine TIE-Verlängerung: das amtliche Formular, deine Dokumente und die Gebührenquittung sowie der in deinem Namen gebuchte Termin.
• Der von dir gewählte Gestor — für eine von einem Gestor erbrachte Dienstleistung: dein Fall, seine Antworten, Dokumente und Nachrichten, damit er die Arbeit erledigen kann.
• Öffentliche Verwaltungen, Gerichte und Aufsichtsbehörden, wo das Gesetz es verlangt, sowie zur Vertraulichkeit verpflichtete Berater, wenn wir sie zur Verteidigung gegen einen Anspruch brauchen.

Wir verkaufen nie personenbezogene Daten und geben sie nie für die Werbung Dritter weiter.

6. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Deine Dokumente werden in der EU gespeichert. Das oben beschriebene Lesen durch KI umfasst eine Übermittlung in die Vereinigten Staaten (OpenRouter und der Modellanbieter), ebenso die Kartenverarbeitung durch Stripe und, je nach Infrastruktur, der E-Mail-Versand. Für jede dieser Übermittlungen stützen wir uns auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, wo einer den Empfänger abdeckt (einschließlich des EU-US-Datenschutzrahmens für zertifizierte Unternehmen), und ansonsten auf die von der Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln, zusammen mit der oben beschriebenen Zero-Data-Retention-Einstellung, die bedeutet, dass der Modellanbieter nichts aufbewahrt, was übermittelt werden könnte. Kopien der Klauseln sind auf Anfrage erhältlich.

7. Wie lange wir sie aufbewahren

• Hochgeladene Dokumente und die daraus erzeugten Bilder: Ihr Inhalt wird 365 Tage nach Abschluss des Antrags oder Falls gelöscht. Die Aufzeichnung, dass ein Dokument existierte (Name, Typ, Daten), bleibt beim Antrag.
• Dein Antrag oder Fall, seine Antworten, sein Verlauf und seine Nachrichten: solange er offen ist und danach für die Verjährungsfrist vertraglicher Ansprüche (fünf Jahre in Spanien); danach gelöscht.
• Rechnungen und Zahlungsaufzeichnungen: für den Zeitraum, den Steuer- und Handelsrecht verlangen — mindestens vier Jahre steuerlich, sechs Jahre handelsrechtlich —; danach gelöscht.
• Die Aufzeichnung deiner Annahme der Bedingungen (Version, Datum, Sprache, IP-Adresse, Browser): solange wir den Antrag, Fall oder das Konto aufbewahren, auf den sie sich bezieht, zuzüglich der Verjährungsfrist.
• Dein Konto: solange es aktiv ist, und für die Verjährungsfrist nach seiner Schließung oder nach der letzten Aktivität. Ein Konto ohne Inhalt, das drei Jahre lang inaktiv war, wird gelöscht.
• Aufzeichnungen der Videoidentifizierung: werden vom Aussteller Firmaprofesional für den vorgeschriebenen Zeitraum (zwanzig Jahre) aufbewahrt, nicht von uns.
• Sicherheitsprotokolle: zwölf Monate.

8. Deine Rechte

Du hast das Recht, von uns Auskunft über deine Daten, ihre Berichtigung, ihre Löschung, die Einschränkung ihrer Verarbeitung, den Erhalt der von dir bereitgestellten Daten in einem übertragbaren Format sowie den Widerspruch gegen eine auf unseren berechtigten Interessen beruhende Verarbeitung zu verlangen. Beruht die Verarbeitung auf deiner Einwilligung, kannst du sie jederzeit widerrufen, ohne dass dies das zuvor Geschehene berührt; der Widerruf der Einwilligung in das KI-Lesen bedeutet, dass wir die Dienstleistung nicht fortsetzen können, und es gelten die Stornierungs- und Erstattungsregeln der AGB.

Um ein Recht auszuüben, schreib an [email protected] von der E-Mail-Adresse deines Kontos oder per Post an die obige Anschrift und nenne das Recht und, falls nicht offensichtlich, die betroffenen Daten. Wir antworten innerhalb eines Monats; bei komplexen Anfragen können wir bis zu zwei weitere Monate brauchen und sagen es dir. Wir können dich zunächst um eine Identitätsbestätigung bitten. Vieles kannst du selbst erledigen: Deine Dokumente und Rechnungen sind im Portal, und deine Angaben lassen sich im Profil bearbeiten.

Eine Anfrage zu Daten, die der Aussteller oder die Registrierungsstelle hält (Videoidentifizierung), wird innerhalb von 24 Stunden an sie weitergeleitet, und wir teilen dir mit, dass wir es getan haben.

9. Beschwerden

Wenn du meinst, dass wir mit deinen Daten falsch umgegangen sind, sag es uns zuerst, und wir versuchen, es in Ordnung zu bringen. Du hast außerdem das Recht, dich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, der Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid, www.aepd.es, oder bei der Behörde des EU-Landes, in dem du wohnst.

10. Cookies

Das Portal verwendet nur die Cookies, die es zum Funktionieren braucht: ein Sitzungscookie, das dich angemeldet hält, ein Cookie, das sich deine Sprache merkt, und das Sicherheitstoken, das Formulare schützt. Es setzt keine Werbe- oder Analysecookies. Unsere Marketing-Websites haben eigene Cookie-Richtlinien: holagestoria.es/cookies, tierenewal.es/cookies und digitcertificate.es/cookies.

11. Automatisierte Entscheidungen

Künstliche Intelligenz liest deine Dokumente, und unsere Regeln prüfen, ob ein Antrag vollständig ist — etwa, dass ein Reisepass nicht abgelaufen ist. Keines von beiden trifft allein eine Entscheidung über dich: Eine Lesung wird von dir bestätigt und von unseren Mitarbeitenden geprüft, und eine nicht erfüllte Regel leitet den Antrag an einen Menschen weiter, der entscheidet. Du unterliegst keiner ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

12. Sicherheit

Dokumente werden verschlüsselt auf privatem Speicher abgelegt, der nicht aus dem Internet erreichbar ist; Download-Links sind signiert und laufen innerhalb von Minuten ab; jeder Zugriff durch Mitarbeitende wird protokolliert. Bestätigte Angaben können nicht von einer Maschine überschrieben werden — die Datenbank selbst verweigert es. Der Zugriff der Mitarbeitenden erfolgt rollenbasiert, beschränkt auf die Produkte, an denen eine Person arbeitet, und wird überprüft. Wir nutzen intern Zwei-Faktor-Authentifizierung und bieten sie dir für dein Konto an. Sollte eine Verletzung jemals deine Daten betreffen, informieren wir dich und die AEPD, wie das Gesetz es verlangt.

13. Kinder

Das Portal ist für Erwachsene. Betrifft ein Antrag eine minderjährige Person — etwa die TIE-Verlängerung eines Kindes —, stellt ihn der Erwachsene als Elternteil oder Vormund des Kindes, und nur das Konto dieses Erwachsenen wird angelegt.

14. Änderungen dieser Erklärung

Diese Erklärung ist nach Datum versioniert, und die geltende Version wird oben angezeigt. Ändern wir sie in einer Weise, die dich betrifft, teilen wir es dir per E-Mail oder im Portal mit und bitten dich, wenn die Änderung einen offenen Antrag oder Fall betrifft, die neue Version zu akzeptieren, bevor du fortfährst. Ältere Versionen sind auf Anfrage erhältlich.